店舗販売でもECサイト販売でも販売管理が重要とよく言われています。本記事では販売管理とは何をすることなのかを「枠組み」と「業務内容」という観点からまとめました。商品販売を成功させるための基礎として重要なのでぜひご一読ください。

販売管理とは

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販売管理とは販売する商品に関する全般的な管理です。商品や資材の仕入れから始まり、顧客から受注を受けたら出荷して納品するという物の流れを管理します。商品の在庫を管理して入荷や出荷を適切におこなえるようにすることも含まれます。また、仕入れの見積もりや支払い、販売時の代金の請求や回収も販売管理の一部です。

つまり、販売管理とは仕入れから代金回収に至るまでの一連の業務を管理することを指します。「いつどのような手続きを誰がどうやっておこない、いくらで取引をするのか」といったことをすべて管理するのが販売管理です。お金も商品も管理する経営では欠かせない重要業務になっています。

販売管理の目的

販売管理の目的は企業にとって大きな利益を生み出すことです。請求や支払い、商品の入出荷や在庫といった企業活動の収益にかかわる一連の業務を管理することで、ミスをなくしつつ、利益を大きくする方策を立てられます。具体的には以下の3つが販売管理の重要な目的です。

・顧客満足度の向上

・業務効率の向上

・収益の向上

販売管理によって顧客の求める販売をおこない、ミスをなくせば満足度が高まります。顧客との信頼が培われると取引も活発になって売上の向上を見込めます。

仕入れや在庫、請求などの一連の業務を管理することでデータに基づく効率化を図ることが可能です。受注や納品、在庫などの状況を可視化して共有すると業務を迅速化しつつミスの防止ができます。業務の無駄を省くことも可能なので、業務コストも下げられるのが特徴です。

販売管理では顧客管理と業務管理の結果として収益の向上を達成できます。顧客ごとの受注状況や仕入れ在庫数、売上実績などを分析すると余計なコストを削減できるからです。余分な在庫をなくし、保管コストや廃棄コストを減らせばトータルの収益が上がります。顧客満足度が上がれば実績が伴うようになるので、新規顧客の獲得にもつながるでしょう。このようにして企業が利益を獲得していくための基盤を作るのが販売管理の目的です。

販売管理の5つの管理業務

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販売管理は受注、出荷、請求、仕入、在庫の5つの管理業務に分類されます。それぞれの主な業務について確認しておきましょう。

受注管理

受注管理は顧客から商品の注文を受けるプロセスを管理します。顧客の要求に合わせた見積書を作成して発行し、双方が合意した時点で契約を締結するのが主な受注業務です。契約に応じて商品の種類や価格、納期や納品の流れなどについて全体管理をします。

出荷管理

出荷管理は受注した商品の出荷と納品を管理します。受注に応じて在庫を確認し、出荷指示書を作成して納期に合うように出荷するのが出荷業務です。納品のときには顧客から受領書に印鑑やサインをもらいます。出荷に滞りがないように管理し、契約に従って納品した事実をまとめて保管するのが出荷管理の役割です。

請求管理

請求管理は納品して成立した取引について代金の請求と回収を管理します。納品して請求額が確定した時点で請求書を発行して送付し、顧客からの支払いを受けるのが請求業務です。契約に基づいて適切なタイミングで請求できるようにし、支払いが確認できなかったときには確認の連絡を入れて確実に入金を受けるのが請求管理の役割になっています。

仕入管理

仕入管理は資材や商品の仕入を全般的に管理します。発注、入荷、検品、支払いといった購買業務を一通り管理します。仕入業務では見積もりの依頼から始まり、購買契約を締結して発注します。そして、納品を受けて検収をおこない、仕入れ先からの請求書に従って支払いをするのが業務です。この一連のプロセスを全体管理して滞りなく進められるようにするのが仕入管理です。

在庫管理

在庫管理は在庫の受け入れや出庫、棚卸によって資材や商品の保有状況を管理します。在庫の単価や数量を入庫や出庫に合わせて記録していき、定期的に実地棚卸をして在庫がデータと一致していることをチェックします。また、受注状況を加味して必要な在庫を維持するための購買依頼を出すのも在庫管理の業務です。品質管理を兼ねて、消費期限や保管期限が切れた在庫を処分する役割も果たします。

販売管理の枠組みと流れ

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販売管理は業務と管理対象によって異なる枠組みがあります。枠組みによって管理の考え方にも違いがあるので、2つの観点から販売管理の流れを見ていきましょう。

販売管理の業務による枠組み

業務による枠組みでの販売管理とは商品の販売と購買を分けて考える管理方法です。商品の販売では受注管理・出荷管理・請求管理、商品の購買では仕入管理・在庫管理が中心を担っています。

商品の販売では顧客に見積書を発行して契約し、受注内容に応じて出荷して納品します。納品を終えたら請求書を発行して代金を回収し、領収書を発行するというのが流れです。

商品の購買では在庫や受注の状況を確認して仕入れの見積書を取得し、契約をして発注します。商品が入荷されたら検収して、請求書に従って支払いをおこない、支払明細書を発行するのが流れです。

販売管理ではこの二つの流れを同時に管理します。業務フローがわかりやすくて業務管理をしやすいメリットがあります。しかし、販売と購買が独立しているわけではないので、両者の兼ね合いも考慮して管理することが必要です。

販売管理の管理対象による枠組み

管理対象による枠組みでの販売管理とは、お金の流れと商品の流れを分けて考える管理方法です。お金の流れの管理では支払いと請求及び回収が主な業務になります。商品の流れの管理では受注と発注、入荷と出荷、在庫管理が中心です。

販売管理におけるお金の管理は受注や発注に基づいておこなわれます。商品の受注の契約をして納品したら請求書を作成して発行し、期日までに入金があったかを確認して領収書を発行します。商品を発注した場合には納品を受けて検収が完了した時点で支払いをおこない、支払明細書を発行するのが業務です。

商品の管理は流れがやや複雑です。まず、在庫を確認して見積書の作成と契約の締結をして商品の受注をおこないます。在庫が不足している場合には仕入先に見積もりを依頼して購買契約を締結し、商品の入荷と検収をすることが必要です。そして、受注した商品を出荷して納品し、検収を受けます。出荷によって在庫が不足しないように常に在庫数を管理し、適正在庫を維持していきます。

管理対象が違うのでお金も商品も管理しやすいですが、業務フローは深く関連しているので業務管理をしづらい枠組みです。販売管理業務を効率化するには全体のフローをシステムによって可視化するのが重要になります。

まとめ

販売管理とは商品の販売にかかわる一連の業務を包括的に管理することです。仕入れから請求に至るまでのプロセスの管理と、在庫管理を適切におこなえるようにすることが販売管理では重要になります。販売管理の仕組みが整っていると業務効率も顧客満足度も向上し、収益を向上させることが可能です。

販売管理では統合的に取り扱えるシステムを活用するのがおすすめです。全体を一元管理できる体制を整えれば効率的な運用ができます。販売管理のシステム化は商品販売の質の向上に直結するので積極的に取り組みましょう。